Időt akarsz spórolni és hatékonyabbá szeretnéd tenni cégedet? Praktikus megoldást keresel az AI beépítésére a mindennapi munkafolyamataidba?
Ebben a blogban megtudhatod, hogy használd az AI-t a gyorsabb munkavégzésért.
Miért számít az AI automatizáció?
A mai felgyorsult üzleti életben a hatékonyság a kulcs. Rengeteg vállalkozó és szakember az AI automatizálást választja üzleti folyamatai megkönnyítéséhez, hatékonyságuk növeléséhez és az idő spóroláshoz. Mi is lényegében a mesterséges intelligencia alapú automatizálás és hogyan tudod te is beépíteni a munkafolyamatokba?
Egyre fontosabb a vállalatok szempontjából, hogy mennyire tudják kihasználni az AI nyújtotta lehetőségeket. Az AI stratéga, Rick Mulready, úgy fogalmazott: “Ha nem alkalmazod az AI-t, akkor a többi cég fogja és lemaradsz!” A különböző AI eszközök és az automatizáció kombinációjával időt nyerhetsz, költségeket csökkenthetsz és más dolgokra koncentrálhatsz, amelyeknél szükség van az emberi kreativitásra és döntéshozatalra.
Például automatizálható egy podcast epizód vagy YouTube videó elkészítési folyamata. Ez magában foglalhatja az AI használatát a témák kutatásához, vázlatok készítéséhez, valamint a tartalomra alapozott közösségi média bejegyzések generálásához. Az automatizációs eszköz ezután összekapcsolja ezeket a lépéseket, automatikusan mozgatva az adatokat a különböző platformok között, és cselekvéseket indít el.
Az AI automatizálás szépsége abban rejlik, hogy egyszer kell megcsinálni, és utána már működik magától.
Rick szerint az AI automatizálás erejét jól mutatják az elért eredmények. „Az egyik tagunk automatizálta a heti emailjeit. Öt órát spórolt meg hetente, és havi ezer dollárt takarított meg a költségek tekintetében, mert nem volt szüksége többé arra a személyre, aki ezt korábban csinálta.”
Fontos megjegyezni, hogy még mindig az AI fejlesztés korai szakaszában vagyunk. Az AI automatizálás lehetőségei hatalmasak, és azok a vállalkozások, amelyek most kezdik alkalmazni ezeket a technológiákat, jól pozicionálják magukat a jövő tekintettel.
Így vágj bele:
1 - Állíts fontossági sorrendet a feladatokban!
Mindenek előtt, fontos megérteni, hogy mely feladatokat lehet automatizálni. Íme a hogyan:
Idő audit készítése
Végezz idő auditot 5-7 munkanap során. Írd le mit csinálsz és mennyi ideig tartanak az egyes feladatok. Így láthatod, mely tevékenységek veszik el a legtöbb idődet, és hol alkalmazhatnál automatizálást.
Alacsony értékű feladatok azonosítása
Keress olyan “alacsony értékű tevékenységeket”, amelyektől szívesen megszabadulnál. Ezek gyakran repetitív, kevés kreativitást igénylő feladatok, mint az adatbevitel vagy a közösségi média posztok időzítése.
Sok energiát igénylő feladatok
Az időigényes feladatok mellett gondolj azokra a feladatokra is, amelyek elszívják az energiádat, például olyanokra, amelyeket hajlamos vagy halogatni.
Prioritás felállítása
Ha több automatizálni kívánt feladatot is azonosítottál, fontos, hogy felállítsd a fontossági sorrendet! Arra koncentrálj, amelyik a legtöbb megtérülést (ROI-t) adja az időmegtakarítás szempontjából. Például, ha hetente 2 órát töltesz közösségi média posztok időzítésével, és csak 30 percet az adatbevitellel, akkor érdemes először a közösségi média időzítés automatizálását előtérbe helyezni.
2 - Válaszd ki a megfelelő eszközöket!
Az AI automatizálás hatékony bevezetéséhez a tökéletes eszközökre van szükséged.
Make
A Make egy vizuális automatizációs program, amely összekapcsol különböző eszközöket és szolgáltatásokat. Sokkal grafikusabb és gyakran költséghatékonyabb is, mint a jól ismert alternatíva, a Zapier.
Ez a vizuális megközelítés különösen hasznos lehet azok számára, akik újak ezen a téren, vagy azok számára, akik szeretik, ha a munkafolyamatok vizuális megjelenítést kapnak.
AI nyelvi modellek
Például a ChatGPT és a Claude számos téren segíthetnek neked, a tartalomgyártástól az adatelemzésig. Teszteld, melyik felel meg leginkább az igényeidnek!
Az egyik nyelvi modell jobb lehet a közösségi média posztokhoz tartozó poszt szövegek írásában, míg egy másik lehetséges, hogy az adatelemzésben teljesít jobban. Ne félj kísérletezni, mivel csak így találhatod meg a számodra megfelelő nyelvi modellt.
Airtable
Egy olyan rugalmas adatbázis-kezelő eszköz, amellyel jól megoldható az AI automatizálás. Az Airtable képes információkat tárolni, jóváhagyásokat nyomon követni, és könnyen integrálható más eszközökkel, például a Make-vel.
3 - AI automatizációs munkafolyamat létrehozása
Miután azonosítottad az automatizálni kívánt feladatokat és megvannak az eszközeid, itt az ideje, hogy létrehozd a munkafolyamatot. Íme egy részletes megközelítés:
Kezdd a céloddal!
Mit akarsz elérni? Mi a legfőbb eredmény amit szeretnél elérni? Ha ezekre a kérdésekre válaszolni tudsz, akkor visszafelé haladva megtervezheted a szükséges lépéseket. Ez a megközelítés biztosítja, hogy az automatizálás egy adott, értékes eredmény elérésére összpontosítson.
Például, ha a célod az, hogy létrehozz és időzíts posztokat különböző platformokra a podcast epizódjaidból, akkor ez lenne a végcél. Ezután visszafelé haladva határozd meg az összes szükséges lépést ahhoz, hogy egy felvett podcasttól eljuss a közösségi média posztok időzítéséig.
A lépések lebontása
Sorold fel az összes lépést, amely szükséges a végcél eléréséhez. Ez segít megérteni, hogy mit szükséges automatizálni, és milyen sorrendben. Legyél a lehető legpontosabb ebben a lépésben.
A podcast példa alapján a lépések a következők lehetnek:
- A podcast hangjának leiratozása
- A leirat kulcspontjainak kinyerése
- Közösségi média poszt ötletek generálása a kulcspontok alapján
- Közösségi média posztok megírása kiválasztott ötlet alapján
- Képek készítése a közösségi média posztokhoz
- Posztok időzítése különböző platformokon
Azonosítsd, hol segíthet az AI
Az AI automatizálás kulcsfontosságú része annak ismerete, hogy az AI rendszerek hogyan segíthetnek a feladatokban, és hogyan kell hatékonyan kommunikálni az AI eszközökkel. Íme néhány részletes tipp a jobb promptok létrehozásához:
- Légy világos és konkrét: Világosan írd le, mit szeretnél az AI-tól! Minél konkrétabb vagy, annál jobb eredményeket kapsz. Például ahelyett, hogy azt mondanád: „Írj egy közösségi média posztot”, inkább így fogalmazz: „Írj egy LinkedIn posztot az AI automatizálás előnyeiről kisvállalkozások számára. Tartalmazzon három konkrét példát, és zárd a posztot egy CTA-val!”
- Adj neki szerepet: Mondd meg az AI-nak, hogy milyen típusú szakértőként viselkedjen. Például: „Te egy világklasszis konverzió optimalizáló szövegíró vagy.” Ez segít az AI „gondolkodásában” ami relevánsabb és minőségibb kimeneteket eredményezhet. Ha nem vagy biztos abban, hogy milyen szerepet rendelj hozzá, kérdezd meg az AI-t, hogy ajánljon három különböző szerepet.
- Adj kontextust: Adj meg minden szükséges háttér-információt, hogy az AI jobban megértse a kérésed. Ezek lehetnek részletek a vállalkozásodról, a célközönségedről, vagy az adott helyzetről amiben vagy.
- Használj példákat: Az AI modellek szeretik a példákat. Ha egy adott formátumot vagy stílust szeretnél, adj meg egy példát, amit követhet az AI.
- Állíts be korlátozásokat: Mondd meg az AI-nak, hogy mit ne csináljon vagy az eredmény mit ne tartalmazzon. Ez segíti a megfelelő irányba terelni. Például, ha nem szolgálsz ki e-kereskedelmi vállalkozásokat, mondd meg az AI-nak: „Kérlek, kerüld el az e-kereskedelmi példákat.”
Használd ezt a struktúrát hatékony promptokhoz:
- Szerep: Adj egy szerepet az AI-nak
- Feladat: Fogalmazd meg egyértelműen, mit szeretnél, hogy csináljon
- Hangvétel: Írd le, milyen hangnemű vagy stílusú legyen a válasz
- Követelmények: Sorolj fel minden konkrét követelményt
- Példák: Adj példákat, ha szükséges
- Korlátozások: Említs meg minden megkötést vagy kerülendő dolgot
Az automatizálás indító eseményének (trigger) azonosítása
Először határozd meg, mi indítja el az automatizálást, amely az egész munkafolyamatot mozgásba hozza. A Make-ben ezt az indítót az első modul jelképezi, például amikor új fájl kerül egy Google Drive mappába, hangjegyzetet küldenek Slack-re, új sort adnak hozzá egy Airtable adatbázishoz, vagy meghatározott tárgyú emailt kapsz.
A lényeg, hogy megbízható indítót válassz!
Munkafolyamat feltérképezése a Make-ben
Használj Make-et az automatizálási munkafolyamatod vizuális feltérképezésére, összekapcsolva a szükséges eszközöket. Hozz létre egy új szcenáriót, majd adj hozzá új modult.
Keresd meg az alkalmazást, amit indítóként szeretnél használni, és válaszd ki a konkrét eseményt. Hitelesítsd magad a szolgáltatásban, és határozd meg a pontos feltételeket, amelyek elindítják az automatizálást.
A munkafolyamat további lépéseinek automatizálása
Minden további lépésnél konfigurálnod kell a modult, megadva, hogy az előző lépésből milyen adatokat kell átadni. Például:
- Slack: üzenetek küldése
- Whisper API: hangfájlok szöveggé alakítása
- Airtable: rekord létrehozása
Töltsd ki a szükséges mezőket, csatlakozz a szolgáltatás fiókodhoz, majd térképezd fel az adatokat az új modul mezőibe. Ha szükséges, adj hozzá további feldolgozási lépéseket.
Mentés után teszteld a munkafolyamatot a „Run once” gombra kattintva, figyeld meg az eredményeket és végezz módosításokat, amíg minden tökéletesen működik.
Összefoglalás
- Az AI segíthet gyorsabban és hatékonyabban végezni a mindennapi munkákat, időt és pénzt spórolva. Különösen hasznos az ismétlődő, egyszerű feladatok automatizálására.
- Először is, azonosítsd azokat a feladatokat, amiket automatizálhatsz. Az időigényes vagy sok energiát igénylő munkákra érdemes fókuszálni.
- Olyan AI eszközöket használj, mint a Make, Zapier vagy ChatGPT, amelyek különféle feladatokra, például szövegírásra vagy adatfeldolgozásra alkalmasak.
- Először döntsd el, mit szeretnél elérni, majd tervezd meg lépésről lépésre a folyamatot. Például egy podcast automatizálásánál a felvételtől kezdve a közösségi médiás posztolásig minden lépést megszervezhetsz AI segítségével.
- Ha AI-t használsz, pontosan mondd meg neki, mit vársz el. Adj példákat, és írd le, milyen stílust szeretnél, hogy jobb eredményeket kapj.
