Az előző mesterséges intelligencia tematikájú blogunkban bemutattuk, hogyan tudunk tartalom- és marketing elemzést végezni AI segítségével, ma viszont egy egészen új felhasználási módot szeretnénk feltárni. Az AI elemzések és email írások mellett még rengeteg másra is alkalmazható, például alappilléreként szolgálhat a Te vállalkozásod üzleti növekedéséhez.
Miért nélkülözhetetlen az AI vezetői szinten?
Ha azt mondanák neked, hogy egy drasztikus változásokat okozó hullám közeleg, amely feje tetejére állítja majd a cégedet, mikor kezdenéd el komolyan venni? Az utolsó pillanatban? Vagy inkább minél előbb?
Geoff Woods, The AI-Driven Leader című könyv szerzője volt az, aki több mint 200 vezetőt kérdezett meg ugyanerről. Mindegyikük úgy vélte, hogy az AI a jövő, és előbb-utóbb használni fogják, viszont itt tévedtek. A mesterséges intelligencia nem a jövő, az MI már jelen van. A vállalkozásunk sikere múlhat rajta, hogy időben kezdjük-e a használatát az egyik legújabb és leghatékonyabb eszköznek.
Woods szerint az AI nem egyszerű technológiai kihívás, hanem vezetői prioritás. Nem a technológia a lényeg, hanem az emberek, akik használják - és ahogyan használják. Rájött, hogy ahelyett, hogy a ChatGPT-vel jobb emaileket iratna, tudja arra használni, hogy a vezetői készségeit és döntéshozatali képességeit fejlessze.
Ez az új megközelítés hatalmas fordulópontnak számított. Ahelyett, hogy ő kérdezné a mesterséges intelligenciát, már azon dolgozik, hogy az MI tegyen fel neki kérdéseket. A kérdésekre adott válaszokból a ChatGPT tanulni tudott, ezzel tovább segítve Woods munkáját is.
Woods zseniális ötlete: CRIT
Woods szinte minden AI-kérdését ugyanazzal a logikával építi fel: CRIT. Ez a négy betűs keret segít abban, hogy strukturáltan és hatékonyan kommunikáljunk a mesterséges intelligenciával.
- Context – Kontextus: Mi a háttér?
- Role – Szerep: Milyen szerepben válaszoljon nekünk az AI?
- Interview – Interjú: Tegyen fel kérdéseket, hogy mélyebb kontextust kapjon.
- Task – Feladat: Mit várunk tőle konkrétan?
Egy fontos prezentáció előtt Woods ezt a CRIT-keretet használta, hogy felkészüljön egy kulcsfontosságú ügyfél meggyőzésére, így élesben is kipróbálhatta az általa felépített rendszert:
- Megadta a helyzet részleteit: „Mindjárt bemutatom ezt az ajánlatot a [cégnév] vezetőségének. Itt a PDF. Egy órás meetingünk lesz a vezetőséggel.”
- Kiosztotta a szerepet: „Játszd el a vezetőségi tagokat. Mondd el, mit csinálok jól, mit nem, és miken kéne a leginkább javítanom, változtatnom.”
- Majd jött az interjú és a feladat rész: „Ha azt mondom, hogy ‘Kész’, helyezd magad a helyükbe. Kérdezz, vitatkozz, ne kímélj. Legyen ez egy kemény, kíméletlen próbamenet.”
Woods ezt követően végigpróbálta a meetinget, az AI pedig időnként félbeszakította, hogy megnehezítse a dolgát, életszerűvé téve helyzetet. A végén egy fontos hibát is kiszúrt: az előadásban nem szerepelt a megtérülés kiszámítása. Woods gyorsan javította a prezentációt — és az AI segítségének hála, sokkal felkészültebben lépett be a tárgyalóba, a tárgyalás pedig sikeresen végződött.
AI + 20/80 szabály = garantált üzleti siker
Manapság könnyen elveszünk az AI-rengetegben, hiszen szinte naponta jelennek meg vagy jelentenek be újabb és újabb funkciókat, verziókat, vagy akár egész rendszereket. Ehelyett inkább koncentráljunk arra a 20%-nyi AI-funkcióra, melyek a bevételünk 80%-át hozhatja!
Például, Woods a havi pénzügyi jelentéseit már nem egyedül elemzi. ChatGPT-vel dolgozik, természetesen a jól bevált CRIT-keret mentén:
- C: „Itt vannak a pénzügyi adataink.”
- R: „Légy stratégiai CFO, aki rávilágít öt nem nyilvánvaló, de létfontosságú felismerésre a cégem kapcsán.”
- I: „Tegyél fel öt kérdést, hogy jobban átlásd a helyzetet.”
- T: „Mondj öt meglepő dolgot a vállalkozásomról, amit vezetőként tudnom kell!”
Ez a módszer Woods havi rutinjává vált. Segít felfedezni olyan mintákat és rejtett lehetőségeket, amelyek felett könnyedén elsiklanának.
Adatösszegzés és feldolgozás mellett Woods azt is bebizonyította, hogy problémamegoldásra is tökéletes az AI. Mihez kezdjünk, ha a vezetőség idejének felét a háborgó igazgatótanács emészti fel? Woods erre egyszerű választ adott:
Összehívta a vezetői csapatot Zoomon, és bevetette a CRIT-módszert.
- C: “Cégvezető vagyok, viszont az igazgatótanács kiállhatatlan. Minden negyedév véres küzdelem, és a csapatom idejének felét elviszi a politikai játszma. Két éven belül kilépésre készülünk, de ha fél éven belül nem javítunk a kapcsolatunkon, mindannyiunkat kirúgnak!”
- R: „A te feladatod, hogy HR-szakértőként viselkedj, aki profi a személyiségprofilok készítésében.”
- I: „Kérdezz egyesével! Annyit kérdezel, amennyit csak akarsz, hogy mélyen megismerd Susan nevű tanácstagunkat.”
- T: „Készíts róla egy pontos személyiségprofilt.”
Az AI kérdezett, a vezetői csapat válaszolt, Woods pedig szóról szóra jegyzetelt. Végül elkészült a profil, amit közösen véleményeztek: „Ezt szeretjük benne, ezt nem, és ezeken kell javítani.” Így haladtak tagról tagra, míg minden tanácstag személyiségprofilja elkészült. A személyiségprofilokra építve Woods csapata létrehozott egy saját GPT-t.
Az instrukció egyszerű volt:
„Te leszel a mi AI-tanácsadónk. Negyedévente elküldjük neked a prezentációnkat, és a feladatod, hogy minden egyes slide-ot átnézz, mintha a tanácstagok helyében lennél. A te dolgod, hogy a tanács nevében reagálj a prezentált anyagokra és emeld ki a hibás, változtatandó elemeket!”
Az AI szinte azonnal kiszúrta a kritikus pontokat. Például jelezte, hogy a nyolcadik dián egy tag biztosan elveszik a részletekben, és ez könnyen félórás kitérőhöz vezethet. A mesterséges intelligencia javaslatot is tett, hogyan alakítsák át a prezentációt, hogy az adott tanácstag számára is meggyőzőbb legyen.
Végül a csapat egy AI jegyzetelőt is bevetett a meetingeken. A jegyzőkönyvet feltöltötték, és megkérték az AI-t: hasonlítsa össze a szimulációval a valós meetinget, és frissítse a személyiségprofilokat a tapasztalatok alapján.
Két meeting után jött is a tanács elismerése:
„Ezek voltak a legjobb prezentációk és meetingek, amiken valaha részt vettünk! Mi változott?”
A legújabb teljes állású munkatárs: Az AI
Felmerülhet a kérdés: Akarjuk-e egyáltalán, hogy a mesterséges intelligencia gyökeres részét képezze a cégünknek? Nos, amilyen tempóban változtatja meg világunkat és vállalkozásainkat az AI, amennyiben nem akarjuk, hamar le fogunk maradni azok mögött, akik igen. Hiába hisszük a vállalatunkat egy olajozott gépezetnek, ha hiányzik belőle az AI, mint a legújabb fogaskerék.
Az elhatározást követően gyakori hiba, hogy egyszerre és azonnal próbáljuk bevezetni az AI-t az egész szervezetbe. Mintha mindenki ugyanannyira szeretné és ismerné ezen rendszerek funkcióit. Woods azt javasolja, hogy kezdjünk saját magunkkal és a kulcsfontosságú vezetőkkel. Dolgozzunk fentről lefelé. Ha a cég vezetősége felismeri az AI fontosságát a legkritikusabb területeken, az önmagában is áttörést jelenthet már.
Woods egy strukturált megközelítést ajánl az AI bevezetésére, öt érettségi szint alapján:
- 1. szint: Alapvető kompetencia
Tegyük elérhetővé az AI-t a vezetők számára. Biztosítsuk, hogy képesek legyenek felismerni a stratégiai lehetőségeket, hatékonyan kommunikálni a mesterséges intelligenciával, de továbbra is ők legyenek a gondolkodás irányítói. - 2. szint: Korai adaptáció
Bővítsük az AI használatát a vállalat innovatív, új megoldásokra nyitott tagjainál. Készítsünk egy ütemtervet, és minden esetben tartsuk szem előtt a 20/80 szabályt! Csak a leglényegesebb és leghasznosabb funkciókat tartsuk szem előtt! - 3. szint: Stratégiai bővítés
A cél, hogy a cég fele ügyesen használja az AI-t. Kezdjük el központosítani az adatokat, hogy könnyen hozzáférhetőek legyenek az osztályok számára és még könnyebben dolgoztathassák fel az AI-al. - 4. szint: Szervezeti optimalizálás
Ezen a szinten a cég minden tagja AI-t használ a meglévő folyamatok és funkciók optimalizálására. Itt már majdnem teljes sikert könyvelhetünk el az AI integrálását illetően. - 5. szint: AI-vezérelt átalakulás
Ez a legmagasabb szint, amikor a cég teljes átalakuláson megy keresztül. Woods szerint erre az a kérdés adhat választ: „Hogy néz ki az a vállalkozás, ami tönkre tenne téged? Hogyan építheted meg előbb?”
Bármennyire is elkényelmesítő tud lenni a mesterséges intelligencia nyújtotta temérdek mennyiségű segítség és problémamegoldás, nem hagyhatjuk, hogy az AI helyettünk gondolkodjon! Woods figyelmeztet, hogy ha túl sokáig hagyjuk pihenni a gondolkodó agyunkat, egyre kevésbé leszünk értékesek mint ember és mint munkaerő.
Inkább maradjunk mi a gondolatmenet vezetői, az AI-t pedig hagyjuk meg útitársnak. Kérjük meg, hogy végezzen el kutatást, interjúztasson vagy készítsen tartalomvázlatot — de mindig alkalmazzuk a saját ítélő képességünket, építsük bele saját gondolataink, tapasztalataink, amikor felhasználjuk az eredményeket.
Csak így válhat az AI igazán a munkánk részévé
Ha az AI használatát nemcsak a vezetőségre, hanem az egész szervezetre kiterjesztjük, fontos, hogy a csapattagok biztonságban érezzék magukat a kísérletezés, a hibázás és a tanulás során.
A heti csapat megbeszéléseken Woods azt javasolja, hogy mindenki ossza meg a múlt hét legnagyobb sikerét és kudarcát, és tegyen fel legalább egy kérdést az AI használatáról.
Ez a három részből álló megosztási struktúra több szempontból is elősegíti az AI elfogadását a cégen belül, legyen szó bármilyen szintről:
- Siker megosztása: A csapattagok megoszthatják az értékes használati eseteket, amelyek másokat is inspirálhatnak. Ezek a sikerek praktikus alkalmazásokat mutatnak be, amelyekre mások talán nem is gondoltak.
- Kudarc biztonságossá tétele: A hibák nyílt kezelése és normalizálása eltünteti a kísérletezést gátló félelmeket. Amikor a vezető pozíciókban lévőktől halljuk, hogy ők is hibáztak, tisztázódik számunkra, hogy a tökéletes kivitelezés nem elvárás.
- Kérdések és segítségkérés: Az AI használatával kapcsolatos kérdések és segítségkérés helyet ad a kollaborációnak, így elkerülhető, hogy a csapattagok magukra maradjanak.
Az AI bevezetése nem csupán technikai megoldás, hanem kulturális átalakulás, amely érzelmi biztonságot is igényel. Woods módszere figyelembe veszi az emberi tényezőt: a tanulás akkor hatékony, ha az emberek elég biztonságban érzik magukat ahhoz, hogy kockázatot vállaljanak és őszintén beszéljenek a kihívásokról.
Nem kell, hogy mindig mindenre tudjuk a választ. Az AI világában ez eleve lehetetlen. Ezért tudatosan lemondunk arról az elvárásról, hogy szakértők legyünk minden területen. Helyette nyitottak maradunk, kérdezünk, és tanulunk egymástól. Így tudjuk lépésről lépésre kiépíteni azt a kultúrát, ahol a folyamatos fejlődés a mindennapjaink része.
Az AI teljeskörű befogadásához és megfelelő alkalmazásához elengedhetetlen egyfajta szemléletváltás a munkánkat illetően. A hagyományos, versengő szervezeti kultúra helyett az együttműködésre kell helyeznünk a hangsúlyt. Meg kell osztanunk egymással a tapasztalatainkat és közösen felépítenünk a tudást, mellyel kiaknázható lesz minden AI által nyújtott lehetőség. Ez az új szemlélet nemcsak, hogy felgyorsítja a tanulási folyamatunkat, de kreatívabb megoldásokhoz is a vezet.
Minden feladatnál felteszünk magunknak egy egyszerű kérdést: hogyan segíthet ebben az AI? Ez a gondolkodásmód segít abban, hogy folyamatosan új lehetőségeket találjunk a hatékonyságunk növelésére. Így válik természetessé az AI integrációja a napi munkánkba.
