Egy hatékony eseménykommunikáció terv elkészítése nem egyszerű feladat, de mégis megéri időt és energiát fektetni bele.
Lássuk, milyen módszerek vezetnek a várt sikerhez!
Az esemény előtt
Attól a pillanattól kezdve, hogy elkezded szervezni az eseményt gondoskodni kell arról, hogy minden lehetséges érintett értesüljön a számukra releváns információkról.
Fontos részletek, amelyeket az esemény előtt kommunikálni kell:
- Az előadók neve,
- Esemény idővonala,
- Alapvető információk (pl. honlap címe, jegyvásárlási lehetőség),
- Eszem-iszom lehetőségek.
Esemény előtti kommunikációs eszközök
Szerencsére a technológia egyszerű és megbízható folyamattá teszi az eseményt megelőző kommunikációt. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a lehetőségeket, amelyeket érdemes megfontolni a stratégia kidolgozása során:
- Honlap: Valószínűleg az esemény webhelye lesz az első állomása annak, aki információt keres a rendezvénnyel kapcsolatban. Fontos, hogy a honlap jól átlátható, és könnyen elérhető legyen, minden szükséges információt tartalmazzon. Az összes többi esemény kommunikációs eszközzel irányítsd a forgalmat a weboldalra.
- E-mail marketing: Az egyik legjobb, nem feltűnő módja egy nagyobb közönség elérésének. Alkalmazásával rendszeres frissítéseket, híreket kaphatnak a potenciális résztvevők.
- Social media: Ma már szinte mindenki megtalálható a közösségi média platformok egyikén. Minden oldal más felhasználói bázissal rendelkezik, így használatuk széles közönséget vonzhat be.
- Mobil alkalmazás: Egy applikáció sokoldalú eszköz, amely rendkívül hatékony kommunikációs eszközként szolgálhat. Interaktív funkciókat is lehet beépíteni, pl. szavazásokat, felméréseket, vagy csoportos csevegéseket hozhatsz létre, mely segíti a szervezők és a közönség közötti kommunikációt.
Az esemény közben
Ha az esemény előtti kommunikációs eszközök mindegyike a helyére került, és elérkezik az esemény napja, a kommunikáció ugyanolyan fontos marad, de kissé megváltozik. Ezen a ponton már nem lehet késlekedni a kommunikációban, mivel az emberek gyorsan frusztrálttá válhatnak, ha nem kapnak időben választ a kérdésükre.
Fontos részletek, amelyeket az esemény során kommunikálni kell
Ami alapvető fontosságú: az idővonal és a helyszínek. Érdemes előre pontosan kidolgozni a közösségi média stratégiát, hogy tudják a felelősök, hogy mikor, honnan és mit, milyen formátumban kell megosztani.
Esemény közbeni kommunikációs eszközök
- Mobil alkalmazás: Kommunikációdban hangsúlyozd az applikáció letöltésével járó előnyöket (például: térkép, időjárás információ, programok leírása, stb).
- Élő szavazás: Valós idejű visszajelzések gyűjtése lehetővé teszi, hogy menet közben tudj változtatni és kezelni a váratlanul felmerülő problémákat. Ez egyszerűen kivitelezhető a közösségi média felületeken vagy a mobil alkalmazásban.
- Értesítések (push notifications): Legyen szó hibrid, személyes vagy virtuális eseményről, érdemes értesítéseket küldeni a fontos információkról (kezdés időpontja, időjárás információk), hogy ne maradjon le senki a fontos dolgokról.
- Social media: Bár a közösségi média elengedhetetlen a rendezvény promózásához, az esemény közben is rengeteg előny származik abból, ha használjuk. Ossz meg “épp most” fotókat, videókat, “mit hol találsz” információkat, vagy éppen live videót.
Az esemény után
A munkád ekkor még nem ért véget!
Fontos információk, amiket az esemény után kommunikálnod kell
Mondj köszönetet minden egyes résztvevőnek, a stábtól, csapattól, takarítószemélyzettől kezdve a közönségig. Ne feledd, nélkülük nem jöhetett volna létre, és egytől egyig értékelni fogják az elismerést. Ezen kívül több módon is felhasználhatod az esemény során összegyűjtött információkat, tartalmakat.
Esemény utáni kommunikációs eszközök
- Esemény utáni felmérés, visszajelzések gyűjtése: A közönség véleménye nagyon fontos, ezért megéri élni az elégedettségük mérésének lehetőségével. Ez lehetővé teszi, hogy megtudd mi az ami működött, és mi az ami kevésbé, még javítani kell rajta.
- E-mail marketing: Ne hagyd, hogy kommunikációs csatornáid elévüljenek. Az e-mail marketing alkalmazása megkönnyíti a közönségbázis kialakítását és megtartását, valamint az információk zavartalan áramlását.
- Social media: Nem tudjuk leírni elégszer, hogy mennyire fontos eszköz a közösségi média. Ha az esemény alatt dolgoztál együtt fotóssal, videóssal, bizonyára most rengeteg “Insta kompatibilis” tartalom áll a rendelkezésedre. Élj a lehetőséggel és posztolj sokat!
Igyekezz minél kreatívabb, ötletesebb módszereket találni és alaposan tervezd meg előre a kommunikációs stratégiádat, hiszen a kulcs ebben rejlik!
